Digitalizacja dokumentów sposobem na porządek w Twojej firmie

Łukasz Mech

Zastanów się, jak często korzystasz ze starej dokumentacji, wyszukujesz informacje ukryte w dawno zamkniętych sprawach? Raz w tygodniu, raz w miesiącu, czy może rzadziej? Nie wiesz, czy i kiedy będziesz potrzebował starych dokumentów? 

Czy w tej sytuacji zatrudnianie pracownika do prowadzenia Twojego archiwum to decyzja uzasadniona ekonomicznie? Czy powierzanie prowadzenia archiwum jednemu z pracowników Twojej firmy to rozwiązanie racjonalne? 
Digitalizacjia i archiwizacjia dokumentów jest rozwiązaniem tych problemów. Dzięki tej usłudze możesz mieć tańsze, a zarazem w pełni profesjonalnie prowadzone archiwum.

Korzystanie z usług profesjonalnych archiwów ma sens jeżeli:

1. Jakaś część Twojej dokumentacji zawiera dane, z których korzystasz bardzo często.
2. Potrzebujesz natychmiastowego dostępu do informacji, ponieważ wynika to ze specyfiki Twojej pracy.
3. W toku Twojej działalności generujesz i odbierasz istotne informacje w formie elektronicznej.

Firmy oferujące usługę digitalizacji stwarzają możliwość zorganizowania i zarządzania twoim archiwum elektronicznym. Dzięki temu możesz mieć tańsze, a zarazem w pełni profesjonalnie prowadzone archiwum.

Każda poważna firma archiwizując dokumenty w pierwszej kolejności określa Twoje potrzeby funkcjonalne oraz obowiązki ustawowe. Dopiero takie rozpoznanie pozwoli jej oszacować koszty archiwizacji lub inwentaryzacji Twoich zasobów.

Realizowany proces archiwizacji gwarantuje  jednoznaczny i wyczerpujący opis zdefiniowanych i wyodrębnionych  jednostek ewidencyjnych i, co najważniejsze, zapewnia błyskawiczny (w określonych warunkach) dostęp do dokumentu w celach dowodowych lub czysto informacyjnych.

Często w ramach świadczonych usług firma archiwizująca przeprowadza wartościowanie Twojej dokumentacji, czyli określenie minimalnego, obligatoryjnego czasu przechowywania.

Jakie korzyści płyną z digitalizacji Twojego archiwum:

1. Uporządkowana wiedza.
2. Właściwa struktura i hierarchia dokumentów.
3. Odpowiednia systematyzacja pod kątem przyszłego użytkownika.
4. Oszczędność czasu i pieniędzy.
5. Współdziałanie z ekspertami w swojej dziedzinie.

Postępowanie z dokumentacją w każdej organizacji, bez względu na to, czy współpraca układa się między urzędem administracji państwowej, czy też niewielką spółką prawa handlowego, powinno być wewnętrznie ujednolicone i opisane w tzw. procedurach archiwizacji dokumentów. Mówią one o zasadach gromadzenia, opisywania, znakowania oraz wymaganych okresach przechowywania dokumentów. Bez opracowania jednolitych zasad postępowania z dokumentacją, prędzej czy później zaczną się ujawniać konkretne problemy, jak np. niemożność szybkiego i skutecznego dotarcia do potrzebnej informacji czy podjęcia decyzji o bezpiecznym zniszczeniu dokumentów przeterminowanych. Trudne będzie również egzekwowanie właściwych zachowań od odpowiedzialnych za te procesy pracowników firmy.